Das sollten Sie zur Dokumentation Ihrer Fortbildungen wissen

1. Das Prinzip der elektronischen DatenübermittlungÂ
Um die enorme Datenflut zu bewältigen und die Fortbildungsprozesse zu verwalten, haben die Ärztekammern den so genannten Elektronischen Informationsverteiler (EIV) eingeführt, um die elektronische Erfassung und Übermittlung der CME-Punkte zu ermöglichen.
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Als Fortbildungsanbieter erhalten Sie für ihre anerkannte Fortbildungsveranstaltung eine einheitliche Veranstaltungsnummer (VNR) sowie ein dazugehöriges Passwort. Sie benötigen außerdem einen Internet-Zugang sowie das elektronische Meldeformular.
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Gleichzeitig erhalten Ärzte von ihrer zuständigen Ärztekammer eine so genannte Einheitliche Fortbildungsnummer (EFN) in Form eines Barcodes.
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Funktionsweise des EIV
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Ärzte registrieren ihre Teilnahme an einer Fortbildungsveranstaltung mit ihrer Einheitlichen Fortbildungsnummer (EFN). Haben Sie vor Ort PC und Barcode-Scanner im Einsatz, können Sie die das Einlesen der Daten direkt mit dem Scanner in das offline verfügbare Elektronische Meldeformular durchführen.Â
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Die mit Hilfe des elektronischen Meldeformulars erstellte Teilnehmerliste können Sie dann ohne großen Aufwand über das Internet an den EIV schicken. Die Autorisierung und Identifizierung des Veranstalters für das Versenden erfolgen mittels VNR und Passwort.
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Dieser Server verteilt dann die Meldungen auf die einzelnen Ärztekammern. Der Elektronische Informationsverteiler (EIV) verfügt über aktuelle Stammdaten zu den Veranstaltungsnummern sowie über die Information, welche Fortbildungsnummer zu welcher Kammer gehört. Die Kammern aktualisieren diese Daten regelmäßig und ermöglichen so eine Zuordnung der vom Veranstalter eingehenden Meldungen und deren Verteilung an die richtige Ärztekammer.
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Die hierfür benötigte Software können Sie sich auf der Seite der Bundesärztekammer herunterladen. Hier erhalten Sie auch detaillierte Hinweise zur Funktionsweise – hier klicken.
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Hinweis: Bieten Sie orts- und zeitunabhängigen Fortbildungsangeboten in Papierform, als CD-ROM oder als Online-Modul an, können Sie sich auch diese Angebote anerkennen lassen und Fortbildungspunkte beantragen. Auf diesem Wege erhalten Sie auch hierfür eine Veranstaltungsnummer (VNR).
2. Ihre Pflichten als Veranstalter - das müssen Sie beachtenÂ
Teilnehmerliste führenÂ
Für die anerkannte Fortbildungsveranstaltung müssen Sie eine Teilnehmerliste führen, die im Anschluss an die Veranstaltung an die zuständige Ärztekammer weitergegeben wird. Musterteilnehmerlisten erhalten Sie von den Kammern, in die die Teilnehmer ihren Barcode mit ihrer EFN (Einheitliche Fortbildungsnummer) einkleben.
Sollte ein Teilnehmer weder seinen Barcode bei sich haben noch seine EFN handschriftlich einsetzen können, so kann er diese bis 4 Wochen nach der Veranstaltung noch nachmelden. Spätestens 4 Wochen nach der Veranstaltung nimmt der EIV jedoch keine Nachmeldungen mehr entgegen.
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Teilnahmebescheinigungen ausstellenÂ
Den Teilnehmern der Fortbildungsveranstaltung müssen Sie eine Teilnahmebescheinigung auszuhändigen, aus der die Anerkennung der Veranstaltung nebst Punktzahlen und AiP-Anerkennung hervorgehen muss. Sie erhalten ein Muster von den Kammern, das Sie beliebig vervielfältigen können.
Jedoch ist darauf zu achten, dass die vervielfältigten Bescheinigungen vor Ausgabe an die Teilnehmer von Ihnen mit einer Originalunterschrift oder/und einem Originalstempel versehen werden. Nach Möglichkeit sollten die Bescheinigungen auf die Namen der Teilnehmer ausgestellt werden bzw. auf jeden Fall sichergestellt werden, dass jeder Teilnehmer nur eine Bescheinigung erhält (bitte keine Blanko-Bescheinigungen auslegen!). Da die Teilnahmebescheinigungen den Besuch der vollständigen Veranstaltung bescheinigen, geben Sie diese bitte erst am Ende der Veranstaltung aus.Â
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Evaluation Ihrer Fortbildungen
Grundsätzlich sollen alle von den Ärztekammern anerkannten Fortbildungen evaluiert werden. Sie als Veranstalter müssen hierzu am Schluss einer Veranstaltung eine Evaluierung durchführen (Ein Musterevaluierungsbogen erhalten Sie mit Anmeldung bei der zuständigen Ärztekammer). Die Ergebnisse müssen Sie ein Jahr aufbewahren und der zuständigen Ärztekammer auf Anforderung zur Verfügung stellen.
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Günter Stein gehört zu den erfolgreichsten Fachautoren Deutschlands. Er war jahrelang Chefredakteur des Wirtschaftsdiensts „Praxisführung aktuell“.
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